Para nadie es un secreto que las flotas más reconocidas en la actualidad iniciaron su andar en la industria con muy pocos vehículos y procedimientos administrativos muy básicos. En muchas ocasiones, éstos eran desempeñados por una misma persona, quien al mismo tiempo revisaba trámites fiscales, estaba al pendiente del mantenimiento de los vehículos, facturaba los servicios, pagaba a los operadores y gestionaba los gastos de operación.

Varias de estas empresas, a la par del crecimiento de su parque vehicular, han ido incorporando herramientas tecnológicas que les han permitido simplificar procesos, optimizar la gestión de las diferentes áreas que las componen y tener visibilidad de su negocio en todo momento a través de sus dispositivos electrónicos; sin embargo, otras compañía aún se muestran renuentes a dar este paso.

No es un gasto, es una inversión: algunas empresas se niegan a adoptar nuevos sistemas, pues lo consideran un gasto y no una inversión. Es importante romper paradigmas, que los transportistas analicen las áreas de oportunidad que tienen y se apoyen en la tecnología para controlar los consumos de combustible, facturación, gastos, mantenimiento y llantas. Asimismo, esto les permitiría tener la información necesaria para tomar una decisión de crecimiento y saber si están en posición de invertir en más equipo, instalaciones o infraestructura, explicó Alfonso Gómez, responsable del área de Desarrollo de Negocios de Consultoría Integral y Servicios (CIS).

Un cambio radical: la adopción de un nuevo sistema para hacer más eficiente la operación de las empresas, representa un cambio total en sus procesos, lo que implica renunciar a su statu quo para convertirse en una compañía de mayor nivel, capaz de entregar a sus clientes una ventaja competitiva gracias a una mejor organización, control, monitoreo y administración de todas sus áreas, señaló, Carolina Spinola, Ejecutiva de Ventas, Aplicaciones ERP/SCM de Oracle de México.

Ventaja competitiva: es necesario que las compañías se sumen cuanto antes a esta oleada de apogeo tecnológico, pues a más tardar dentro de una década, más que una ventaja competitiva, será una obligación para mantenerse vigentes en las opciones de los clientes: “Las empresas rápidas se comen a las lentas”, detalló Pablo García, Director de Sineti Consulting Group, especializado en el sistema SAP.

Lo que puedes lograr: mediante la adopción de herramientas tecnológicas es posible tener visibilidad en los procesos, ahorros en costos de operación, optimización de los recursos, control del mantenimiento de las unidades, análisis de la rentabilidad de cada viaje al término del mismo, registro del rendimientos de combustible, activación de alertas para recordar los vencimientos de licencias, seguros y permisos; administración de nómina y la facilidad de tomar una decisión en tiempo real, son algunas de las alternativas que de acuerdo con los entrevistados, es posible habilitar en la operación de las empresas de autotransporte a través de los sistemas de gestión ofertados por las compañías especializadas.

Lo que cada uno requiere: la idea es centralizar la información y que cada área tome lo que necesite de forma directa y oportuna. De este modo, es posible minimizar errores, simplificar procesos, tener acceso a datos frescos, realizar análisis en tiempo real y tener conocimiento del estatus de las diferentes operaciones.

Implementación: lo primero es realizar un diagnóstico de la operación y administración de la empresa transportista para determinar en conjunto cuál es la tecnología más adecuada −con base en los objetivos que se persiguen−, explicar beneficios e implicaciones, capacitar a los usuarios y establecer los vínculos para ofrecer el soporte postventa que se requiera para el óptimo funcionamiento de la herramienta.

El proceso de implementación requiere entre cuatro meses y un año, lapso que depende del grado de complejidad de su operación, del número de usuarios que haya que capacitar y de los métodos establecidos por cada una de las empresas prestadoras de servicios.

Costo de la solución: el caso de cada compañía es distinto; no obstante, las variables que se hacen presentes para determinar la inversión requerida son: la complejidad de la empresa, número de usuarios, los módulos que se tengan que implementar y el tipo de configuración y desarrollo que se requiera.

Tomando lo anterior en consideración, los especialistas coinciden en que el retorno de la inversión comienza a reflejarse en un lapso de seis a 12 meses.

Sobre 

Comunicóloga especializada en redacción y publicidad para medios impresos con Máster en Comunicación y Periodismo. Reportera en la revista Transportes y Turismo.