Si bien el Servicio de Administración Tributaria (SAT) extendió hasta el 30 de septiembre el periodo de transición para el complemento Carta Porte es  importante comenzar a emitir el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) con complemento Carta Porte y familiarizarse con este proceso para evitar incurrir en sanciones a partir del 1 de octubre de este año.

En este sentido y con el objetivo de acceder a una serie de buenas prácticas para hacer más llevadera esta adopción, la Ruta TyT de esta semana nos llevó a consultar a Gustavo Leal Cueva, director ejecutivo de Fiscalia, quien compartió una serie de recomendaciones.

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Uno de los aspectos más importantes, comentó el directivo, es evaluar muy bien la solución de software que se va a implementar en las empresas de transporte, haciendo énfasis en que lo principal es que esta solución se adecue a las necesidades de la compañía y no al revés. Explicó que si bien es necesario cierto grado de inflexión, no debe caerse en una transformación total en la operación de la organización.

Al respecto, manifestó que la elección del proveedor más adecuado debe ser una decisión en la que se involucre la dirección general de la compañía, con el objetivo de analizar todas las etapas e implicaciones y con el propósito no solo de cumplir, sino de sacar algo positivo de todo este proceso que permita ofrecer algún valor agregado a su operación.

“Es una oportunidad de entrar a la digitalización y abonar a la profesionalización de las empresas”, destacó Leal Cueva.

Otro de los principales retos que supone la implementación del complemento Carta Porte es la confidencialidad de los datos, al respecto, el director ejecutivo de Fiscalia explicó que por primera vez hay varias partes involucradas en la elaboración de este documento, lo que implica que información sensible está a disposición de un mayor número de personas.

En este sentido, precisó que es muy importante definir roles y delimitar permisos para el manejo de estos datos, de forma que, ante cualquier eventualidad puedan fincarse responsabilidades.

Resaltó la necesidad de que este aspecto se tome con mucha seriedad para evitar que información delicada llegue a manos de personas que puedan hacer un mal uso de ella. Es momento, dijo, de forjar una sólida cultura de protección de datos, de lo contrario podría haber repercusiones negativas.

Entre las consecuencias que traería consigo un manejo inadecuado de información, señaló, podría llegarse al punto de que las aseguradoras incrementen los costos de las primas de los seguros de las cargas al detectar vulnerabilidad en la seguridad de los datos; por eso, dijo, más vale darle a este aspecto la importancia que amerita.

Por otro lado, al momento de que un operador sea objeto de una revisión, es muy importante que lleve todos los documentos en regla y ponga a disposición de la autoridad la información que le sea requerida. Recordó que el complemento Carta Porte puede llevarse impreso o en su versión digital.

Señaló que ambos formatos son válidos; no obstante, explicó que en caso de requerirse la expedición de un nuevo documento ante algún imprevisto que se presente en el camino, es importante que el operador cuente con las herramientas necesarias para poder recibirlo y mostrar el actualizado en caso de requerirse.

El directivo explicó que el éxito en la implementación del complemento carta depende mucho de la capacidad de adaptación de las empresas, de las flexibilidad de sus sistemas y por supuesto de la apertura para la adopción de la tecnología.

Detalló que los generadores de carga son los responsables de proporcionar a las empresas de transporte toda la información que requieren para la expedición del CFDI de tipo ingreso con complemento Carta Porte, por lo que es muy importante sincronizar los sistemas de unos y otros para que, en la medida de lo posible, se evite la captura manual de datos, pues eso deja la puerta abierta a incurrir en errores.

Para facilitar este proceso de intercambio de información entre transportistas y clientes, Leal Cueva recomendó  recurrir a la Asociación Mexicana de la industria de Tecnología de Información (Amiti), la cual cuenta con un protocolo de intercambio de información que sirve para que el generador le envíe al transportistas los datos que requiere de manera automatizada.

Te invitamos a escuchar todo lo que Gustavo Leal nos contó en nuestro podcast semanal Ruta TyT: