Pasar del descontrol total en tus costos a una gestión eficiente de los mismos no tiene una receta mágica, pero sí hay puntos básicos que puedes comenzar a analizar y modificar para sacar el menor provecho de tus recursos, como aprender a medir y tomar decisiones para el mediano y largo plazo.

Así lo comenta Ricardo Cortázar, socio fundador de la consultora InnoTran, en el nuevo episodio del podcast Ruta TyT, en donde detalló algunos aspectos que los transportistas pueden trabajar para tener un mejor control de sus costos y encontrar aquellas brechas que impactan en su productividad.

Aquí puedes escuchar el nuevo episodio de Ruta TyT:

El especialista destaca que algunos errores muy comunes en las empresas transportistas son no medir los diversos aspectos de su operación para poder analizar a fondo esa información para encontrar los huecos; así como olvidar que los elementos esenciales en su negocio son los vehículos y los operadores.

Explica que el correcto registro de todos los gastos de la compañía, así como de su operación, es el primer paso para comenzar con una gestión eficiente, ya que a través de esta data se tiene certeza sobre lo que se está erogando y también es necesario para partir de un análisis que permita ubicar los puntos que incrementan el costo, o bien, reducen la productividad.

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En ese sentido, Cortázar recomienda entender que una operación local es distinta a la regional o de larga distancia; e incluso cada ruta tiene variables diferentes, por lo que es importante conocer cuál es la estructura de costos de cada una de las rutas para después compararla con las cifras previstas en la planeación inicial, para así poder identificar las variables y después poder diseñar un plan de acción para ir mitigando esos sobrecostos.

«Cometemos el error de hablar muchas veces a nivel promedio nacional o de la base operativa; y nos damos cuenta que nivel promedio y nada son lo mismo. Tenemos que analizar vehículo por vehículo y operación por operación; y cuando tenemos todo esa serie de costos podamos compararlo contra lo real. Ver si estás en el porcentaje esperado e identificar las variables que están afectando», menciona.

Por ello resalta que es importante apoyarse en plataformas tecnológicas para registrar e identificar esas disparidades existentes, no por promedio de flota nacional, sino por ruta, para poder hacer un plan de acción: «Porque lo que no medimos no podemos mejorar ni tomar acción al respecto».

Asimismo, el especialista sugiere reflexionar sobre cómo se toman las decisiones en la compañía, si se optó por comprar el camión más barato o el que mejor me funciona en su operación, ya que puede que los costos no salgan bien porque se tiene la unidad que no es la adecuada para el tipo de operación; así como prestar atención al mantenimiento, ya que esta área debe enfocarse en lograr que el vehículo esté disponible el mayor porcentaje del tiempo para ser utilizado y sea productivo.

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Respecto al operador, Cortázar señaló que al igual que la unidad es pieza clave de la operación, por ello que actividades, como la capacitación, y labores administrativas, como el el cuidado de su jornada laboral y los incentivos, le ayudan a mejorar su desempeño y productividad.

El experto también señaló que una de las grandes afectaciones para los transportistas son los extensos periodos de tiempo que una unidad puede permanecer detenida en las instalaciones del cliente para cargar o descargar material, ya que ese tiempo muerte se traduce en una disminución de productividad y un mayor desgaste de la unidad y del operador.

Por ello, señala que una solución podría ser hablar con los clientes y a través de indicadores de desempeño se le muestre el impacto negativo que tiene para ambos tener a un vehículo esperando horas o días, para así poder negociar, por ejemplo, una ventana de atención en la que no cargar o descargar la unidad en el tiempo estimado conlleve una ajuste a la tarifa.

«Tenemos que pensar fuera de la caja para realmente encontrar soluciones. Para el cliente realmente es muy sencillo dejar los vehículos horas o días afuera de sus instalaciones esperando para cargar o descargar, pero si en una negociación se le ponen pesos y centavos se puede llegar a tener estos beneficios para lograr que los vehículos sean más productivos, y al final tener menor costos para el cliente y para el transportista, y no se queda el dinero estacionado afuera de las plantas».

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Se trata, agrega, de que vean al transportista no como un ejecutor del viaje, sino como un socio logístico en el movimiento de sus mercancías, para mostrarse como una empresa logística que le puede ayudar a optimizar sus costos en este rubro.

«Mi recomendación, para una empresa que está en el descontrol total, es implementar todo estos tipos de tecnologías, tomar acciones y prácticas operativas, y después medir, definir estrategias de mejora y ejecutar su plan de mejora en cada uno de los rubros», destaca Cortázar.

Te invitamos a escuchar también nuestro podcast Radar TyT: