El Costo Total de Propiedad (TCO, por sus siglas en inglés) es un método para calcular los costos de operación dentro de cualquier proceso. Generalmente asociado con algún servicio, en el caso del transporte su uso es altamente rentable, pues supone ser la diferencia entre cobrar un flete o cobrar por todo un servicio.

En efecto, si partimos de los conceptos, la diferencia empieza a ser muy clara, pues no es lo mismo calcular solamente la distancia, el tiempo, el diesel y el peaje, que tomar en cuenta variables aparentemente ocultas y que, a final de cuentas, resultan en una ecuación más transparente y en un desglose preciso sobre los gastos en que incurre un vehículo cuando sale a carretera.

Y es que la cantidad de variables que intervienen en la ecuación, y que no suelen ser consideradas, son las que permean la utilidad del transportista y no le dejan margen suficiente para atender necesidades básicas de las unidades e incluso del propio operador. No hay liquidez y sin liquidez el margen de maniobra es prácticamente nulo.

Principales variables a considerar en el TCO

Vehículo. No podemos asumir que el camión está ahí, puesto que primero hay que adquirirlo y si bien habrá casos en los que el transportista lo pueda solventar sin necesidad de financiamiento, siempre habrá que considerar tanto el crédito como las facilidades que ofrecen las instituciones financieras, pues en estos casos siempre representará una cuota mensual bastante considerable durante algunos años.

Combustible. Considerado el principal gasto en el sector, el diesel podría ser considerado un gasto fijo, pero, la verdad sea dicha, el consumo no es el mismo en vehículos de marca distinta e, incluso, en la misma unidad conducida por distintos operadores, de tal manera que el costo es distinto aunque el cálculo total suele ser de forma homogénea.

Llantas. ¿Cuánto es la vida útil de tus neumáticos?, ¿cuánto te cuesta un neumático nuevo, de qué calidad es o cuántos renovados puedes hacerle? Las respuestas a estas preguntas te dejarán ver cuánto te cuesta un viaje más allá de la distancia, pues no es lo mismo viajar con carga que sin carga.

Distancia. Ésta es quizá la variable menos variable y tal vez por eso los transportistas suelen considerar el número de kilómetros recorridos como el principal factor a la hora de calcular el costo de un flete, sin embargo, aquí también habría de considerar el tipo de carreteras transitadas. En qué condiciones se encuentran los caminos, la cantidad de pendientes o, incluso, el tiempo que ocupas en hacer el servicio, son variables que alteran directamente el desgaste de las llantas o el rendimiento del combustible, por ejemplo.

Peaje. Por supuesto esta variable cambia entre viaje y viaje, pero sus costos suelen estar más controlados debido a las tarifas establecidas por la SCT.

Tiempo. Este valor suele ser más complejo, ya que el tiempo suele ser contemplado solamente para el periodo establecido en las entregas, pero si nos ponemos a pensar sobre el valor de un vehículo ocupado, quizá podamos establecer cuánto cuesta una hora de viaje, por supuesto integrada al costo total del servicio.

Operador. Antes mencionábamos el desempeño de la unidad según su conductor. Y en este sentido, el salario de quien maneja el vehículo también debe ser solventado por cada flete o por cada kilómetro o, como en el caso de las empresas más grandes, estipular un salario fijo a fin de que no sea una variable, sino una constante.

Gastos administrativos. Si bien esta variable no está relacionada directamente con el vehículo, de ahí es de donde saldrá el dinero para solventar las necesidades logísticas de una empresa. En este rubro entran recursos humanos, infraestructura y servicios.

  1. En cuanto al personal, aquí entran todos los colaboradores de la empresa. Desde el intendente y la secretaria hasta el cuerpo de vigilancia encargado de la seguridad tanto de las oficinas como de los propios vehículos.
  2. Infraestructura se refiere a todo el mobiliario de tus oficinas: desde la silla para recibir visitas hasta la computadora, el despachador de agua y la cantidad de escritorios que necesites. Este renglón también ocupa mantenimiento y periódicamente renovación.
  3. Servicios: luz, agua, teléfono, internet, televisión y hasta la soluciones en materia de tecnologías de información e, incluso, la declaración de impuestos entraría en el rubro de servicios profesionales.

Comunicación y Comercialización. Dos rubros que van de la mano son éstos en los que, por un lado, proveer al operador, por ejemplo, de un dispositivo móvil o establecer los canales para la retroalimentación, resultan de primera importancia; y por otro, el tiempo y los medios para dar a conocer tu oferta de servicio: internet, relaciones públicas, publicidad, son más gastos a considerar en el costo total de la operación.

Trabajo de patio. Ya sea rentar un espacio o contar con uno propio, el lugar donde maniobras la mercancía que trasladas también representa un gasto directo y constante. Personal de maniobra y montacargas son dos de los principales temas que hay que considerar para su funcionamiento, además, claro del personal de seguridad antes mencionado.

Depreciación. Algo que pocos toman en cuenta es el valor del vehículo, es decir, de qué forma la unidad será rentable por sí sola a fin de poder renovarla cuando sea necesario. Si bien la depreciación de un vehículo es mayor mientras más nuevo sea, el TCO también exige tomar en consideración su valor para calcular el costo total.

Semirremolques. Contar con cajas para llevar las mercancías también entra en la ecuación, pues a pesar de que su vida útil puede ser mayo que la de los propios vehículos, siempre hay que mantenerlos en óptimas condiciones y tener la disponibilidad necesaria para no detener la operación.

Aceites y lubricantes. Antes de llegar al mantenimiento, con estos dos consumibles pasa algo similar que con las llantas, pues al calcular su vida útil, es decir, cada cuánto hay que cambiárselos, podremos saber cuánto de éste gasto está representado en un viaje.

Mantenimiento. Si cobras un flete en 10 pesos considerando que tus gastos de operación con algunas de las variables anteriores es de 7, seguro pensarás que tu utilidad es de 3. Pero qué pasa cuando tu unidad requiera mantenimiento. En muchos casos el costo sale del bolsillo del transportista, es decir, de eso que creyó sería utilidad. Por eso es importante también contemplar el mantenimiento –ya sea preventivo o correctivo– a la hora de calcular el costo del flete.

Póliza de seguro. Recordemos que éste, además de ser un requisito, representa un gasto en la operación de todo transportista y que si bien las pólizas pueden variar en tiempo y recursos, tampoco suelen ser consideradas a la hora de calcular un flete.

Telemática. A pesar de que muchos vehículos ya cuentan con estos sistemas de origen, la verdad es que para muchos se trata de dispositivos extra. Y en esta medida, la gran mayoría de los empresarios necesitan saber dónde están las mercancías y los vehículos en tiempo real, además de conocer a detalle las condiciones de cada viaje prácticamente en cualquier momento y cualquier lugar.

Imaginemos, pues que al hacer un Costo Total de Propiedad de forma correcta, estaremos ilustrando o graficando el valor real de cada variable a fin de que podamos tomar mejores decisiones en torno a todos los cálculos de la empresa.

Es decir que a final de cuentas se trata de hacer una suma tan sencilla como lo parece o un algoritmo tan práctico que resulte parte de la rutina establecer todas las combinaciones posibles y cobrar un flete no sea sólo eso, sino establecer tarifas precisas por todo el servicio y en el que ninguna parte tenga que escatimar sus propios recursos.

Las posibilidades son aún más grandes, pues las distintas combinaciones con las múltiples variables resultarán en las necesidades específicas de cada empresa y de cada región. Sin embargo, el TCO representa la oportunidad de solventar un problema mayúsculo en el sector, pues ante una falta de cultura sobre este tema puede provocar malas prácticas en torno a la forma de calcular ciertos costos, lo desencadenaría servicios malbaratados y una significativa erosión en el sector.