Tener una operación óptima y procesos bien establecidos es el sueño de las empresas; sin embargo, esto no siempre es posible, ya sea por la propia dinámica de la industria o el negocio mismo, pero no quiere decir que sea imposible.

El objetivo, al hablar de la mejora de procesos operativos, debe ser reemplazar un proceso obsoleto por uno nuevo, que ayude a crear mejores prácticas a largo plazo, y los beneficios van desde el aumento de la productividad a la satisfacción del cliente, por mencionar algunos puntos.

Por ello, Carlos Canseco, socio fundador y director general de PELT, destaca el primer requisito que las empresas deben cumplir para echar a andar un programa de mejora es la medición, lo que facilitará la identificación de esos puntos problemáticos que restan eficiencia y frenan el desarrollo del negocio.

Detalla que tener los datos necesarios para el análisis y entender que la mejora de procesos es una colaboración, son los pasos fundamentales a la hora de buscar eficiencia; ya que no se trata de una labor que realizará una sola persona, sino diversos colaboradores de la organización, y que requerirá de una suma de esfuerzos para alcanzar el resultado deseado.

«En la parte operativa para las líneas transportistas el tema es medir, medir y medir; sin mediciones no tengo cómo voy a saber dónde estoy. Necesito definir el ‘cómo estoy’ para caminar hacia el ‘debe ser'».

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Decálogo para la mejora de procesos en empresas transportistas

Así que para encontrar esos procesos operativos que tienen una oportunidad de mejora en tu empresa puedes seguir estos 10 pasos, aunque aclara que no es necesario seguirlos en un orden establecido:

  • 1.- Entregas a tiempo

Es necesario checar y medir el nivel de servicio (o Fill Rate), que es uno de los indicadores claves de desempeño que permite evaluar la forma en que la empresa atiende a sus clientes; si se está cumpliendo o no, y las causas por las que no se alcanza el objetivo.

Esto, agrega, porque en la logística moderna si no se entrega a tiempo hay penalizaciones y éstas le pegan al ingreso; además de que como líneas transportistas ese es su trabajo: entregar a tiempo.

«Es ya muy común que la industria penalice en esa parte, y una de las cosas que necesitan las logísticas mexicanas es confiar uno con el otro. Es muy importante el que confiemos en que las entregas van a ser en tiempo y que no sean un pretexto para disminuir los pagos».

  • 2.- Evidencias

Canseco señala que en el país aún se depende mucho de la evidencia física, y no se está evolucionando a una entrega electrónica; sino que se recurre a una «bola de nieve tremenda» que puede incluso detener un pago importante por la falta de una factura pérdida o que no llegó a tiempo.

«México sigue siendo un país muy de entregas físicas y te digo esto se puede tomar como pretexto para ya no pagar. Si queremos evolucionar a ser logísticas de primer mundo tenemos que crecer en entregas de evidencias electrónicas y confiar en esas entregas».

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  • 3.- Utilización de flota

La empresa transportista necesita saber cuánto porcentaje de su flota está activa, independientemente de su ivel de facturación. En este sentido, el especialista considera que un nivel óptimo está sobre el 90% de los camiones circulando, mientras que el 10% restante está en algún mantenimiento.

«Abajo de eso ya no es permisible porque mi flota va a estar subutilizada. Como Operaciones, lo que tengo que hacer es mover la flota y tener ese medición de las unidades activas».

4.- Ingreso mes por unidad

Canseco considera que éste es uno de los puntos más importantes, ya que al tratarse de un indicador compartido involucra a todas las áreas y requiere de colaboración: el ingreso mes por unidad. Esto, agrega, es lo que tenemos que medir, y en una etapa más avanzada incluso puede ser kilómetro mes por unidad.

Se trata de saber cuánto ingresa cada vehículo y ver cuánto cuesta esa facturación: «Yo como Operaciones estoy moviendo una unidad, pero si no tengo operador ya le pegó la parte de Recursos Humanos, o si no se vendió, la parte de Ventas no cumplió su trabajo… por eso digo que este sí es un indicador compartido».

5.- Ciclo completo de cargadura

Identificar adecuadamente este ciclo para determinar qué tan rentable o productivo es un viaje, ya que puede caerse en el error de pensar que se trata sólo de generar y finalizar un viaje; cuando en realidad debe considerarse como un todo desde que se recibe la orden de un cliente y se cobra, pasando por la carga y descarga, así como la facturación.

«No solo es generar y sacar el viaje, es un periodo largo que arranca con la solicitud y termina con el pago del servicio. Uno podría pensar que hizo una muy buena tarifa México-Guadalajara al venderla en 30 mil pesos, pero ¿qué crees? Solo haces un viaje cada 10 días. Cuando es una ruta que te da para hacer 2.5 viajes a la semana con una tarifa de 16,000 pesos. El secreto es que la unidades se estén moviendo».

6.- Estructuras de costos

Canseco destaca que para la empresa transportista es importante dominar sus estructuras de costos y saber el margen de contribución de cada ruta, ya que esto te permite identificar, por ejemplo, las rutas más rentables o productivas; y realizar este análisis de inteligencia de mercado es clave para encontrar esas oportunidades.

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  • 7, 8, 9 y 10.- Estrategia

«Dentro de este punto de las estructuras de costos voy a poner del punto 7 al 10, porque cada empresa tiene su estrategia para lograr su estructura de costos, dentro de la cual tienes que administrar diferentes variables», apunta Canseco.

Combustible, rendimiento de las conducciones de operadores, proveedores de diesel… para optimizar la operación de flota es necesario encontrar de donde viene la productividad y si se están usando las mejores opciones para nuestra actividad, como la mejor carretera o el conductor más capacitado.

«En Operaciones, regularmente y como una práctica muy común, el operador con más experiencia acompaña a los nuevos para que vea cómo está manejando, hay excelentes gerentes de operaciones que previamente fueron operadores, entonces ahí es donde definitivamente alguien gestiona la operación de una flota y está muy cercano a la conducción, y eso es algo muy importante los operadores».

En este sentido, agrega, también se encuentra, por ejemplo, la retención de operadores: el cuánto y cómo se les paga; semanal o quincenalmente; qué se hace para lograr que se queden en la empresa y si todas las áreas participar en esta retención.

«Tenemos que darnos cuenta que ser una línea transportista no es un negocio de tener más camiones, sino de tener los camiones completos con operadores. De qué sirve tener 150 camiones si tengo 25 parados».

Por último, Canseco destacó que llevar a cabo un programa de mejora de procesos es un ejercicio complejo y que requiere de un gran esfuerzo colaborativo, y aun así es recomendable apoyarse en terceros para poder alcanzar el objetivo de optimizar, recurrir a un consultor para elaborar un diagnóstico e implementar las tareas requeridas para mejorar.

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