Digamos que en tu presupuesto tienes 100 pesos destinados para los costos de tu operación, como máximo, pero llegas a final de mes y al hacer las cuentas resulta que desembolsaste más de esa cantidad o un poco menos, aunque no tienes certeza en qué gastaste gran parte de esos recursos.

Si esa situación te resulta conocida, entonces necesitas tener un mayor control sobre tus gastos, ya que tener claridad sobre los costos que la empresa requiere para su operación es pieza clave no solo para ser rentable, sino también sostenible; y es por ello que un adecuado registro, una medición eficiente y un análisis a profundidad pueden ser la diferencia para aprovechar o desperdiciar recursos valiosos.

De acuerdo con los expertos Ricardo Cortázar, socio fundador de la consultora InnoTran; y Max Revuelta, profesor de la Facultad de Ingeniería de la Universidad La Salle; las empresas transportistas tienen grandes áreas de oportunidad para optimizar sus costos, y para ello requieren, de inicio, conocer la relevancia de tener un registro puntual de los gastos de su operación, ya que esto permitirá identificar qué se hace bien y qué se necesita mejorar.

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Revuelta señala que los negocios transportistas pueden caer en el error de no atender adecuadamente la administración del negocio; por lo que suelen carecer de los elementos necesarios para saber cuánto y en qué gastan, para así poder identificar dónde se producen esas fugas de recursos que no les permiten tener rentabilidad.

Mientras que Cortázar detalla que el correcto registro de todos los gastos de la compañía, así como de su operación, es el primer paso para comenzar con una gestión eficiente, ya que a través de esta data se tiene certeza sobre lo que se está erogando y también es necesario para partir de un análisis que permita ubicar los puntos que incrementan el costo, o bien, reducen la productividad.

Los expertos coinciden también en la relevancia que las plataformas y herramientas digitales tienen para hacer esto posible, ya que en una operación robusta facilitan la captura y la disponibilidad de la información para dar el siguiente paso: poder medir y analizar los datos para identificar los puntos débiles y poder crear planes de acción para mitigar los sobrecostos.

Lo primero: el vehículo

Los especialista señalan que, en el transporte, el principal elemento que se debe controlar es el vehículo, ya que éste es el centro de producción para el transportista, y por lo tanto es necesario saber en qué gasta para moverse (como combustible, mantenimiento y salario del operador) y cuáles son sus costos fijos (cómo el arrendamiento o financiamiento, seguros, herramientas de rastreo).

En esos puntos podrían hallarse las disparidades en los recursos y conocerlos a detalle da claridad incluso para conformar una tarifa que permita cubrir esos gastos sin afectar la rentabilidad; además de que tener control de esas variables facilita una gestión eficiente de los costos.

Para el académico de La Salle, controlar los costos no es una tarea sencilla, ya que requiere de una óptima organización y una disciplina constante para tener la información actualizada y categorizada; además de la labor de análisis para tener más y mejores elementos para tomar decisiones sobre el uso del dinero.

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Aprender a medir

Cortázar destaca que las empresas pueden caer en el error de no medir adecuadamente sus variables; sin embargo, recomienda entender que una operación local es distinta a la regional o de larga distancia; e incluso cada ruta tiene variables diferentes, por lo que es importante conocer cuál es la estructura de costos de cada una de las rutas para después compararla con las cifras previstas en la planeación inicial.

Esto, asegura, ayuda a identificar de mejor manera las variables y después poder diseñar un plan de acción para mitigar esos costos excesivos: «Cometemos el error de hablar muchas veces a nivel promedio nacional o de la base operativa; y nos damos cuenta que nivel promedio y nada son lo mismo. Tenemos que analizar vehículo por vehículo y operación por operación».

«En el día a día no estamos acostumbrados a medir el servicio del transporte y sólo estamos midiendo el costo (…) pero va más allá: ¿cuáles son los indicadores de desempeño a través de los cuales nos vamos a medir? Si no hay indicadores, cómo voy a saberlo», complementa Revuelta.

No te olvides de lo fiscal

Si bien tener registros de toda tu operación es parte fundamental para optimizar tus costos, no olvidarse de lo fiscal es igual de relevante, con el objetivo de que tu contabilidad se convierta en la columna vertebral de tu negocio, lo que te permitirá reflejar todos los costos y gastos que se tienen, y de esta forma tener la certeza de que las decisiones que estás tomando y tu pago de impuestos tienen una base adecuada.

Juan Pacheco, socio director en la consultora De la Paz, Costemalle – DFK, precisa que esto también es clave para tener una correcta conciliación contable fiscal, la cual ayuda a los negocios a conocer la diferencia entre sus resultados fiscal y financiero, es decir, saber si ganaron o perdieron dinero.

«Es clave tener un buen control de costos y gastos, en la contabilidad, en los registros administrativos, que te permita saber dónde estás parado operativamente, pero también desde el punto de vista de impuestos», apunta el especialista fiscal.

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Hacer frente a lo no planeado

Para construir una gestión del gasto que sea sostenible, el catedrático y asesor logístico menciona que si un negocio detecta que está gastando de más, lo primero que debe entender es en qué estás gastando: si son costos innecesarios o se tratan de desembolsos no planeados: «Una parte de tus gastos debe estar en lo planeado y basado en el registro de tus costos y gastos, pero hay una parte que no, y ésa es la que te va a pegar».

Por esto, recomienda no dejar nunca de controlar los gastos, ya que hacerlo reducirá el impacto de los gastos no controlados y le permitirá a ese negocio identificar esos gastos que no fueron planeados; además de que le dará elementos para no proporcionar un mantenimiento excesivo a sus unidades, no caer en sobrecostos; o bien, contar con la información necesaria incluso para poder negociar mejores condiciones con los proveedores.

Bonificaciones, una opción contra la improductividad

El socio fundador de InnoTran señala que una de las grandes afectaciones para los transportistas son los extensos periodos de tiempo que una unidad puede permanecer detenida en las instalaciones del cliente para cargar o descargar material, ya que ese tiempo muerto se traduce en una disminución de productividad y un mayor desgaste de la unidad y del operador.

Por ello, anota que una solución podría ser hablar con los clientes y a través de indicadores de desempeño se le muestre el impacto negativo que tiene para ambos tener un vehículo esperando horas o días, para así poder negociar, por ejemplo, una ventana de atención para cargar o descargar la unidad en un plazo estimado, e incumplirlo conlleve un ajuste a la tarifa.

«Tenemos que pensar fuera de la caja para realmente encontrar soluciones. Para el cliente es muy sencillo dejar los vehículos horas o días afuera de sus instalaciones esperando para cargar o descargar, pero si en una negociación se le ponen pesos y centavos se puede llegar a tener estos beneficios para lograr que los vehículos sean más productivos, y al final tener menor costos para el cliente y para el transportista, y no se quede el dinero estacionado afuera de las plantas».

Se trata, agrega, de que vean al transportista no como un ejecutor del viaje, sino como un socio logístico en el movimiento de sus mercancías, para mostrarse como una empresa logística que le puede ayudar a optimizar sus costos en este rubro.

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