Luego de las disrupciones globales que trajo y dejó la pandemia, hoy se vive una etapa de identificación y adaptación continua y proactiva que permitirá dar un salto cualitativo para estar a la altura de la nueva realidad, con la digitalización del back office.
Es por eso que la transformación digital del back office toma un papel preponderante para enfrentar un entorno que requiere mayor agilidad e información en tiempo real, además de mantener la continuidad del negocio y capitalizar las oportunidades que se abren en el mercado.
En este contexto, KPMG considera que la innovación y transformación digital son fundamentales para lograrlo, toda vez que permiten hacer frente a escenarios de limitado crecimiento económico y ambiente inflacionario, a través de la optimización de tres componentes clave en cualquier organización: Finanzas, Recursos Humanos y Tecnologías de la Información (TI).
Y para esto, es importante saber qué es el back office, término que se refiere a la función interna de las empresas que habilita su operación, conformada por áreas como Finanzas, Compras, Recursos Humanos y TI, además de los centros de servicio compartidos.
La digitalización de los procesos de back office, en este sentido, ha hecho posible que sus funciones reconstruyan sus operaciones a partir de la conexión tecnológica con áreas internas y grupos de interés externos, de tal manera que las empresas se vuelven más ágiles y altamente productivas a fin de generar mayor valor agregado.
“Esto debe apalancarse en un modelo de confianza que considere oportunamente temas como la gestión de riesgos a lo largo de todo el proceso de transformación digital, con el fin de garantizar que todas las partes interesadas se encuentren dentro del marco normativo para lograr un crecimiento sostenible y socialmente responsable”, señala KPMG en su estudio “Transformación Digital del Back Office”.
- Transformación digital de Finanzas
Las tendencias en este segmento emplean inteligencia artificial y machine learning ya sea para la planeación y proyección en tiempo real como para analizar datos a gran escala que revelen el estado del negocio de forma rápida con el fin de ser más ágiles en la toma de decisiones y generar valor.
Antes, explica KPMG, el área de Finanzas se enfocaba en procesos transaccionales y de reporteo, lo que obligaba al personal a dedicar casi 65% de su tiempo a estas labores, por lo que adoptar una plataforma automatizada con los procesos y mejores prácticas de la industria, así como modelos estandarizados de trabajo, ha permitido reducir el número de transacciones manuales y, naturalmente, dar un paso importante a un incremento considerable del uso de analítica de datos.
- Simplificación de procesos de Recursos Humanos
En la actualidad, la clave para generar una gestión del talento que se adapte a las necesidades de todas las personas y que al mismo tiempo se alinee con la estrategia del negocio es establecer canales de comunicación bidireccional.
Por ejemplo, se han identificado portales de servicios en los que una empresa publica anuncios, campañas, beneficios, procedimientos y evaluaciones para que los colaboradores los tengan a su disposición y puedan actuar conforme a requerimientos individuales.
“Con el uso de chatbots o buzones automatizados, las personas pueden realizar solicitudes a través de un sistema de gestión de casos de autoservicios, lo que puede ser abarcado desde solicitudes de información hasta aclaraciones sobre su compensación, requisiciones de herramientas o asesoría para desarrollar las diferentes actividades asignadas, o que permite minimizar riesgos relacionados con la salud y bienestar de la plantilla”, continúa el documento.
- Simplificación de los procesos de TI
Al igual que en las áreas de Finanzas y Recursos Humanos, la automatización de las operaciones de la función de Tecnologías de la Información puede marcar una ventaja competitiva entre una empresa y otra, y el modelo operativo en este renglón debe seguir cinco objetivos principales.
- Realizar inversiones dinámicas con resultados plenamente alineados con la estrategia del negocio.
- Dar flexibilidad a la fuerza de trabajo para permitir el desarrollo de habilidades técnicas y digitales del negocio, necesarias para competir en un ecosistema dinámico de talento.
- Entregar servicios con estándares de vanguardia, con tecnología y arquitectura que favorezcan la agilidad y automatización de la cadena de valor con una clara visión de negocio, tanto a nivel interno como externo.
- Transformar los datos con los que cuenta la compañía en información de valor por medio de herramientas específicas.
- Enfocarse en el cliente externo y habilitar a la plantilla para brindar servicios de excelencia.
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