Aumentar la eficiencia es una de las constantes en las empresas transportistas, pero ¿qué pasa cuando se cree que no hay nada por optimizar? Eso no es así, siempre hay oportunidad de mejora. Sin embargo, identificar los procesos operativos que requieren modificaciones no es tarea sencilla, y mucho menos una labor que pueda realizarse a ciegas.
Por ello, la medición de los principales indicadores de la operación es pieza esencial para identificar y diagnosticar los procesos que pueden mejorarse para alcanzar la competitividad esperada y convertirse en una referencia en el mercado.
“En la parte operativa para las líneas transportistas el tema es medir, medir y medir; sin mediciones no tengo cómo saber dónde estoy. Necesito definir el ‘cómo estoy’ para caminar hacia el ‘debe ser’”, destaca Carlos Canseco, socio fundador y Director General de Profesionales en Logística y Transporte (PELT).
Detalla que tener los datos necesarios para el análisis y entender que la optimización de procesos es una colaboración, son los pasos imprescindibles a la hora de buscar eficiencia.
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Así que, para comenzar un programa de mejora de procesos, menciona Canseco, debe aprovecharse la información de los sistemas de gestión (como los TMS o Transportation Management Systems) para ver cómo está el funcionamiento de la flota y para poder extraer los indicadores a medir.
“Ya sea en un cuaderno, en un gran sistema de gestión de transporte, el tema es sacar los indicadores que necesitamos medir; ahí es donde empieza todo”.
Comienza con tus indicadores
Éstos, apunta, deben cumplir cinco características: deben ser graficables; tener tendencia en el tiempo, por ejemplo, medición mes contra mes pasado; contar con un objetivo, por ejemplo, una facturación de 300,000 pesos mensuales; y tener unidades comparables, es decir, medir contra iguales: camión con camión.
Y por último, “poder meterse y salir del indicador” para conocer su comportamiento. Es decir, explica el especialista, que acercarse o alejarse de la cifra ayude a entender cómo se comportó, por ejemplo, en el primer trimestre del año, y muestra que hubo un alza o una baja por la atracción o la pérdida de un cliente o un proveedor.
Sin embargo, hace hincapié en que esto es apenas la primera parte, ya que para complementar, se recomienda contar con una persona enfocada en extraer el valor a esos indicadores, además de tomar la batuta ante el resto de las áreas para trabajar en el mejoramiento de los procesos.
¿Y quién es esa persona? Canseco sugiere que esta labor recaiga en alguien enfocado en la analítica de datos, sea Business Intelligence o Business Analytics, y quien sea la unión entre todas las áreas para dar resultados en los indicadores mencionados: “Es a través de este colaborador que se podrá observar en dónde estoy, hacia dónde voy y cómo voy”.
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Decálogo para la mejora de procesos
Así que para encontrar esos procesos operativos que tienen una oportunidad de mejora en su empresa, Canseco destaca estos 10 pasos:
- 1.- Entregas a tiempo
Es necesario revisar y medir el nivel de servicio (o fill rate), que es uno de los indicadores fundamentales de desempeño que permite evaluar la forma en que la empresa atiende a sus clientes; si se está cumpliendo o no, y las causas por las que no se alcanza el objetivo.
- 2.- Evidencias
Canseco señala que en el país aún se depende mucho de la evidencia física, y no se está evolucionando a una entrega electrónica, sino que se recurre a una “bola de nieve tremenda” que puede incluso detener un pago importante por la falta de una factura perdida o que no llegó a tiempo: “Si queremos evolucionar a ser logísticas de primer mundo, tenemos que crecer en entregas de evidencias electrónicas y confiar en ellas”.
- 3.- Utilización de flota
La empresa transportista necesita saber qué porcentaje de su flota está activo, independientemente de su nivel de facturación. En este sentido, el especialista considera que un nivel óptimo está sobre el 90% de los camiones circulando, mientras que el 10% restante se encuentra en algún mantenimiento.
- 4.- Ingreso mes por unidad
Considera que éste es uno de los puntos más importantes, ya que, al tratarse de un indicador compartido, involucra a todas las áreas y requiere colaboración: el ingreso mes por unidad.
Esto, agrega, es lo que se tiene que medir, y en una etapa más avanzada incluso puede ser kilómetro mes por unidad. Se trata de saber cuánto ingresa cada vehículo y ver cuánto cuesta esa facturación.
- 5.- Ciclo completo de cargadura
Identificar adecuadamente este ciclo para determinar qué tan rentable o productivo es un viaje, ya que puede caerse en el error de pensar que se trata solo de iniciarlo y finalizarlo; cuando en realidad debe considerarse como un todo desde que se recibe la orden de un cliente y se cobra, pasando por la carga y descarga, así como la facturación.
“Podría pensarse que se consiguió una muy buena tarifa México-Guadalajara al venderla en 30,000 pesos, pero ¿qué crees? Solo haces un viaje cada 10 días. Cuando es una ruta que te da para hacer 2.5 viajes a la semana con una tarifa de 16,000 pesos. El secreto es que las unidades se estén moviendo”.
- 6.- Estructuras de costos
Canseco destaca que para la empresa transportista es importante dominar sus estructuras de costos y saber el margen de contribución de cada ruta, ya que esto permite identificar, por ejemplo, las rutas más rentables o productivas; y realizar este análisis de inteligencia de mercado es clave para encontrar esas oportunidades.
- 7, 8, 9 y 10.- Estrategia
“Dentro de este paso de las estructuras de costos, voy a poner del punto 7 al 10, porque cada empresa tiene su estrategia para lograr su estructura de costos, dentro de la cual, tienes que administrar diferentes variables”, explica.
Combustible, rendimiento de las conducciones de operadores, proveedores de diésel… para optimizar la operación de flota es necesario encontrar de dónde viene la productividad y si se están usando las mejores opciones para su actividad, como la mejor carretera o el conductor más capacitado.
Precisa también que es igual de importante, por ejemplo, la retención de operadores: el cuánto y cómo se les paga: semanal o quincenalmente; qué se hace para lograr que se queden en la empresa y hacer que todas las áreas participen en lograr que el conductor permanezca en la compañía.
“Tenemos que darnos cuenta de que ser una línea transportista no es un negocio de tener más camiones, sino de tener los camiones completos con operadores”.
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